Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung.
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften ist: HANNA HR Solutions GmbH Basler Straße 3 61352 Bad Homburg v. d. Höhe Deutschland Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Larsson Hanna E-Mail: info@hannahrsolutions.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Internetseite, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung unserer Personalberatungs- und Vermittlungsleistungen, zur Verwaltung von Kandidaten-, Kunden- und Vakanzdaten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen: • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer erteilten Einwilligung; • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages; • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen; • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere an einer effizienten Personalvermittlung, Kundenbetreuung, Dokumentation und IT-Sicherheit. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
3. Hosting der Internetseite und Server-Logfiles
Für die Bereitstellung und das Hosting unserer Internetseite nutzen wir Onepage, einen Dienst der: Onepage GmbH Hanauer Landstraße 172 60314 Frankfurt am Main Deutschland Beim Aufruf unserer Internetseite können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: • IP-Adresse; • Datum und Uhrzeit des Zugriffs; • aufgerufene Seite oder Datei; • Referrer-URL; • Browsertyp und Browserversion; • Betriebssystem; • Geräteinformationen; • technische Protokoll- und Fehlerdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Internetseite sowie zur Abwehr von Missbrauch und Cyberangriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Internetseite kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen, die technische Sicherheit und eine nutzerfreundliche Darstellung zu gewährleisten. Soweit nicht notwendige Cookies, Analyse-, Marketing- oder Trackingtechnologien eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung nur nach einer erforderlichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG. Einwilligungen können jederzeit über die auf der Internetseite bereitgestellten Datenschutzeinstellungen widerrufen oder geändert werden.
5. Kontaktaufnahme und E-Mail-Kommunikation
Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation. Hierzu können insbesondere gehören: • Vor- und Nachname; • Unternehmen und Position; • E-Mail-Adresse; • Telefonnummer; • Inhalt der Nachricht; • mitgesendete Dokumente und Anhänge; • Zeitpunkt und Verlauf der Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Bereitstellung unserer E-Mail-Postfächer nutzen wir: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich Inhaber: René Münnich Hauptstraße 68 02742 Friedersdorf Deutschland ALL-INKL.COM verarbeitet E-Mail- und Verbindungsdaten im Rahmen der Bereitstellung und Sicherung unserer E-Mail-Kommunikation.
6. Formulare und Anfragen über unsere Internetseite
Unsere Internetseite bietet verschiedene Möglichkeiten, Anfragen zu übermitteln, beispielsweise zur Meldung einer Vakanz, zur Personalberatung oder zur Kontaktaufnahme. Welche Daten verarbeitet werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular. Die Daten werden zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vermittlung geeigneter Kandidaten oder zur Besetzung offener Vakanzen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, sofern eine gesonderte Einwilligung erteilt wird, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Weitergabe an Unternehmen, Kandidaten oder andere Empfänger erfolgt nur, soweit dies für die angefragte Leistung erforderlich ist und eine entsprechende Rechtsgrundlage oder Freigabe besteht.
7. Terminbuchung über meetergo
Für die elektronische Terminvereinbarung nutzen wir den Dienst meetergo der: meetergo GmbH Hauptstraße 44 40789 Monheim am Rhein Deutschland Bei einer Terminbuchung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: • Vor- und Nachname; • E-Mail-Adresse; • Telefonnummer; • Unternehmen und Position; • gewünschter Termin; • Angaben zum Gesprächsanlass; • freiwillige zusätzliche Mitteilungen; • technische Verbindungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Planung, Durchführung und Dokumentation von Gesprächsterminen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Terminorganisation. Nach Angaben des Anbieters erfolgt das Hosting auf Servern in Deutschland. Weitere Informationen: https://meetergo.com/datenschutz
8. Datenschutzeinwilligungen über Jotform
Zur digitalen Einholung und Dokumentation von Datenschutzeinwilligungen verwenden wir Jotform. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: • Vor- und Nachname; • E-Mail-Adresse; • Datum der Einwilligung; • Jobbezeichnung; • abgegebene Einwilligungserklärungen; • technische Nachweis- und Protokolldaten; • gegebenenfalls IP-Adresse und Zeitstempel. Die Verarbeitung erfolgt zur Einholung und zum Nachweis einer datenschutzrechtlichen Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Speicherung des Einwilligungsnachweises kann darüber hinaus auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO beruhen. Jotform kann Daten über Unterauftragsverarbeiter verarbeiten. Soweit eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Weitere Informationen: https://www.jotform.com/privacy/ https://www.jotform.com/dpa/ Wir empfehlen Kandidaten, in den Jotform-Formularen keine unnötigen oder besonders sensiblen Angaben einzutragen.
9. Verarbeitung von Kandidaten- und Bewerberdaten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern und Kandidaten zum Zweck der Personalberatung, Personalvermittlung, Kontaktaufnahme, beruflichen Beratung, Identifikation geeigneter Positionen und Durchführung konkreter Vermittlungsprozesse. Die Daten können direkt von der betroffenen Person, über Bewerbungsformulare, per E-Mail, aus beruflichen Netzwerken, aufgrund einer Empfehlung oder im Rahmen eines persönlichen Kontakts stammen. Verarbeitet werden können insbesondere: • Vor- und Nachname; • Wohnort und gewünschte Einsatzregion; • E-Mail-Adresse und Telefonnummer; • Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen; • Ausbildungs- und Qualifikationsdaten; • berufliche Stationen und Berufserfahrung; • aktuelle und gewünschte Position; • Branchen- und Fachkenntnisse; • Gehaltsvorstellung und gegebenenfalls aktuelles Gehalt; • Kündigungsfrist und Verfügbarkeit; • Suchradius und gewünschtes Arbeitsmodell; • Sprach- und Softwarekenntnisse; • Interviewnotizen und Gesprächszusammenfassungen; • Informationen zu laufenden Bewerbungsprozessen; • Unternehmen, bei denen keine Vorstellung erfolgen soll; • Zeugnisse, Zertifikate und sonstige Dokumente; • Datenschutzeinwilligungen und deren Status; • Herkunft des Kandidatenkontakts; • Kommunikation und Prozesshistorie. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO werden von uns nicht gezielt angefordert. Sofern solche Angaben freiwillig in Lebensläufen oder sonstigen Unterlagen enthalten sind, werden sie nur verarbeitet, soweit hierfür eine zulässige Rechtsgrundlage besteht. Kandidaten werden gebeten, nicht erforderliche sensible Angaben nicht zu übermitteln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung einer angefragten Personalvermittlungsleistung oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit Daten in unseren Kandidatenpool aufgenommen und für zukünftige Vermittlungsmöglichkeiten gespeichert werden, erfolgt dies auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Vorstellung oder namentliche Weiterleitung des Kandidatenprofils an ein Unternehmen erfolgt grundsätzlich erst nach vorheriger Abstimmung oder Freigabe durch den Kandidaten.
10. Kandidatenpool und Speicherdauer
Wenn ein Kandidat in die Aufnahme in unseren internen Kandidatenpool eingewilligt hat, speichern wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten grundsätzlich für 24 Monate ab Erteilung der Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf werden die Daten aus dem aktiven Kandidatenpool entfernt und gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Laufende Vermittlungsprozesse können für die Dauer des jeweiligen Verfahrens dokumentiert werden. Ein Einwilligungsnachweis kann über die Löschung der übrigen Kandidatendaten hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis- oder Verteidigungspflichten erforderlich ist. Eine Verlängerung der Speicherung im Kandidatenpool erfolgt nur nach einer erneuten oder aktualisierten Einwilligung.
11. Internes Recruiting- und CRM-System „HRS – HANNA Recruiting System“
Zur Verwaltung von Kandidaten, Kunden, Ansprechpartnern, Vakanzen, Vermittlungsprozessen, Dokumenten, Einwilligungen und Rechnungen verwenden wir das interne System „HRS – HANNA Recruiting System“. Das System dient insbesondere folgenden Zwecken: • Anlage und Verwaltung digitaler Kandidatenakten; • Speicherung von Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen; • Strukturierung beruflicher Stationen; • Verwaltung von Interviewnotizen; • Dokumentation von Datenschutzeinwilligungen; • Zuordnung zu internen Talentpools; • Abgleich mit vorhandenen Vakanzen; • Verknüpfung von Kandidaten, Kunden und Vakanzen; • Erstellung anonymisierter Kandidatenprofile; • Dokumentation von Recruiting-Prozessen; • Verwaltung von Kundenkontakten; • Erstellung und Verwaltung von Vermittlungsrechnungen. Das HRS ist nicht öffentlich zugänglich. Der Zugriff ist auf hierzu berechtigte Benutzerkonten beschränkt. Für Hosting, Speicherung, Wartung und technische Bereitstellung des HRS verwenden wir ChatGPT Sites. Anbieter für Nutzer innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist: OpenAI Ireland Limited 1st Floor, The Liffey Trust Centre 117–126 Sheriff Street Upper Dublin 1, D01 YC43 Irland OpenAI verarbeitet die innerhalb des veröffentlichten HRS gespeicherten personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des ChatGPT Sites Data Processing Addendum. Weitere Informationen: https://openai.com/policies/chatgpt-sites-data-processing-addendum/ https://openai.com/policies/eu-privacy-policy/ OpenAI kann für die technische Bereitstellung Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Die aktuelle Liste ist unter folgender Adresse abrufbar: https://platform.openai.com/subprocessors Soweit Daten durch OpenAI oder dessen Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Kandidatenunterlagen werden direkt innerhalb des HRS verarbeitet. Sie werden nicht zu Trainingszwecken in gewöhnliche ChatGPT-Unterhaltungen eingegeben.
12. Automatisierte Strukturierung und Kandidatenmatching
Das HRS unterstützt uns bei der automatisierten Strukturierung von Lebensläufen und bei der Zuordnung von Kandidaten zu internen Talentpools und Vakanzen. Hierbei können insbesondere folgende Informationen berücksichtigt werden: • berufliche Position; • Berufserfahrung; • Qualifikationen; • Branche; • berufliche Stationen; • Wohn- und Einsatzregion; • Gehaltsvorstellung; • Kündigungsfrist und Verfügbarkeit. Die Ergebnisse dienen ausschließlich als interne Arbeitshilfe. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt. Sämtliche Entscheidungen über die Kontaktaufnahme, Kandidatenvorstellung, Weiterleitung an Unternehmen und Vermittlung werden von der HANNA HR Solutions GmbH persönlich geprüft und getroffen.
13. Kunden, Ansprechpartner und Unternehmensdaten
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten wir auch personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Ansprechpartnern in Unternehmen. Hierzu können insbesondere gehören: • Vor- und Nachname; • Unternehmen; • Position und Funktion; • geschäftliche E-Mail-Adresse; • Festnetz- und Mobiltelefonnummer; • Geschäftsanschrift; • Kommunikation und Gesprächsnotizen; • gemeldete Vakanzen; • Anforderungen an Kandidaten; • Vertrags-, Vermittlungs- und Rechnungsdaten; • Prozesshistorien. Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit es sich um geschäftliche Ansprechpartner handelt, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Durchführung unserer Personalberatungsleistungen. Geschäfts- und Rechnungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Diese können je nach Unterlagenart sechs bis zehn Jahre betragen.
14. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten können im erforderlichen Umfang an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden: • Unternehmen, bei denen ein Kandidat nach vorheriger Abstimmung vorgestellt wird; • IT-, Hosting- und Cloudanbieter; • E-Mail- und Kommunikationsdienstleister; • Formular- und Terminbuchungsanbieter; • Steuerberater, Buchhaltung und Zahlungsdienstleister; • Rechtsberater und Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht; • sonstige Dienstleister, die uns bei der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit unterstützen. Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur nach unseren Weisungen und zu den vertraglich festgelegten Zwecken verarbeiten. Zu den eingesetzten Dienstleistern gehören insbesondere: • Onepage GmbH – Websitehosting und Formulare; • meetergo GmbH – Terminbuchung; • Jotform – Einwilligungs- und Onlineformulare; • ALL-INKL.COM – E-Mail-Hosting; • OpenAI Ireland Limited/ChatGPT Sites – Hosting und technische Bereitstellung des HRS.
15. Google Fonts
Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten kann unsere Internetseite Google Fonts verwenden. Anbieter ist die: Google Ireland Limited Gordon House Barrow Street Dublin 4 Irland Sofern die Schriftarten direkt von Google-Servern geladen werden, kann beim Aufruf der Internetseite eine Verbindung zu Google hergestellt und dabei insbesondere die IP-Adresse des verwendeten Geräts übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine solche Einwilligung über das eingesetzte Consent-System eingeholt wird. Soweit möglich, werden Schriftarten lokal eingebunden, um eine Übermittlung personenbezogener Daten an Google zu vermeiden. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
16. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere: • beschränkte Benutzerzugriffe; • passwortgeschützte Benutzerkonten; • verschlüsselte Datenübertragung; • regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Systeme; • Zugriffsbeschränkungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip; • Lösch- und Aufbewahrungsregelungen; • Sicherungs- und Wiederherstellungsmaßnahmen. Ein vollständiger Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.
17. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Kandidaten im freiwilligen Kandidatenpool gilt grundsätzlich eine Speicherdauer von 24 Monaten, sofern keine erneute Einwilligung erteilt wird. Nach Zweckerreichung, Ablauf der Speicherfrist oder wirksamem Widerruf werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, soweit keine gesetzlichen oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
18. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO; • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO; • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO; • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO; • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO; • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO; • Recht auf Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO; • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an: info@hannahrsolutions.de Vor der Erteilung einer Auskunft oder Herausgabe von Daten können wir einen geeigneten Nachweis der Identität verlangen, um eine unbefugte Offenlegung zu verhindern.
19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist grundsätzlich: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden Deutschland Internet: https://datenschutz.hessen.de/ Eine Beschwerde kann auch bei einer anderen nach Art. 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden.
20. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, eingesetzte Dienste oder unsere Datenverarbeitungsprozesse ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Internetseite veröffentlichte aktuelle Fassung.